Préparation d’Assemblée Générale : le contrôle des comptes de copropriété

Selon le décret n°67-223 du 17 mars 1967 ^[1] : « le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat ».

Cette mission est très importante, car elle permet de contrôler comment le syndic dépense l’argent de la copropriété, si toutes les dépenses sont justifiées et comment ces dépenses sont réparties sur les copropriétaires. Ce contrôle est en général délégué à un ou plusieurs membres du conseil syndical qui s’organisent avec le syndic pour la réaliser une fois par an, avant l’Assemblée Générale qui validera les comptes de l’année passée.

Le syndic est donc tenu de mettre à disposition du conseil syndical tous les documents comptables de la résidence, la comptabilité, les factures, les relevés de banque, etc. Depuis l’obligation d’extranet, le syndic peut y donner accès à la comptabilité aux membres du conseil. Mais si tous les documents n’y sont pas numérisés, il faut organiser le contrôle dans les bureaux du syndic.

Normalement le syndic fournit tous les documents lors du contrôle. Mais s'il en manque, le conseil syndical peut demander des pièces comptables (factures, etc) par écrit si besoin. Le syndic est obligé de les fournir, et s’il ne le fait pas dans dans le mois qui suit la demande, des pénalités de retard fixées par décret sont applicables pour chaque jour de retard.

Le plus compliqué pour moi est de m'assurer que chaque facture correspond bien à une prestation ou un équipement de la résidence. Les dépenses payées et comptabilisées qui ne sont pas justifiées ou qui ne correspondent pas à une prestation réellement réalisée doivent alors être portées en compte d'attente ^[2]. Cette opération comptable permet de sortir les opérations injustifiées pour pouvoir valider les comptes en AG. Les écritures en compte d'attente y restent jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée pour les faire passer.

C'est aussi parfois compliqué de se souvenir ce qui a été fait et par qui. Surtout de ce qu'il s'est passé pendant la période Covid qui a causé un décalage dans les AG. C'est compliqué de se souvenir si une porte a été peinte 2 ans en arrière. Même en faisant le tour de toutes les portes, un doute peut subsister. Il faut alors se renseigner auprès des autres membres du conseil syndical. De la même manière, on n'est pas forcément non plus au courant de toutes les interventions des entreprises dans une grande copropriété. Il faut donc être particulièrement vigilant lors de ce contrôle des comptes.

Lors du contrôle des comptes, il est important de s'assurer que les charges sont correctement réparties. Que ce sont les bonnes personnes qui payent les bonnes factures. Par exemple, si une réparation est imputée à un bâtiment alors que cela concerne un autre bâtiment, il faut demander une rectification au comptable. Parfois ce n’est pas clair sur la facture. Il faut donc faire marcher sa mémoire. Pour éviter ce problème il faut insister pour que le syndic demande aux entreprises de bien préciser sur chaque facture, le bâtiment ou l’ensemble concerné pour en faciliter l’affectation et le contrôle ensuite.

Il est toujours intéressant d'avoir la liste des impayés côté copropriétaires pour voir s'il y a des actions à engager. Cela permet de se rendre compte des difficultés que certains copropriétaires peuvent rencontrer. La copropriété ne doit pas être entrainée à la dérive par de trop gros impayés. Normalement le syndic surveille cela de près et doit engager des relances et mettre en place des accords de paiement échelonnés pour apurer les dettes. Mais en cas de trop gros impayés il peut être nécessaire finalement d’engager une procédure à l’encontre du mauvais payeur.

Enfin il est intéressant connaitre les encours des différents comptes pour savoir si la situation financière de la copropriété est saine ou critique. Si la copropriété peut faire face au paiement régulier de l’entreprise d’entretien, ou de jardinage par exemple. Ça permet aussi de contrôler si le montant des comptes de travaux qui peuvent être placés, correspond bien aux sommes provisionnées.

Le contrôle des comptes est donc une des missions importantes du conseil syndical. Cette opération peut être fastidieuse, et nécessite de la préparation et de la mémoire. Pour plus de facilité il est possible de s’appuyer une une mémoire collective en utilisant un outil adapté comme Domino.immo par exemple, qui permet d’enregistrer et de retrouver les interventions des entreprises ou les différentes réparations effectuées dans la copropriété.