Le rôle du conseil syndical de copropriété : un enjeu de démocratie participative

Avant-tout, voyons ensemble les fondements historiques sur lesquels repose le rôle du conseil syndical. Ils sont précisés par la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et notamment par l’article 21^[1]. Un texte qui ne date pas d’hier, mais dépoussiéré par la loi Élan de novembre 2018.

Rôle n°1 du conseil syndical : le contrôle de la gestion du syndic

La première mission du conseil syndical consiste à vérifier la mise en œuvre par le syndic des décisions prises par l’assemblée générale. La loi demande une attention particulière sur les points suivants :

• La comptabilité
• L’origine et l’affectation des dépenses
• L’élaboration et le suivi du budget prévisionnel
• Les conditions d’appels d’offres pour les travaux de la copropriété et de son entretien
• Les modalités d’exécution des marchés et autres contrats

Pour mener à bien cette mission de contrôle, le conseil syndical est en droit de demander tous les documents nécessaires. Dans ce cas, depuis la loi Élan, le syndic dispose d’1 mois à compter de la formulation de la demande, pour transmettre au conseil syndical les pièces demandées. À défaut, il devra s'acquitter d’une somme forfaitaire de 15 € par jour de retard.

Rôle n°2 du conseil syndical : une instance de consultation

Le conseil syndical est un interlocuteur privilégié du syndic, dans la mesure où il peut être consulté, ou se saisir directement, de toutes les questions relatives à l’administration de la copropriété. La concertation est même obligatoire dans certaines situations :

• Pour les projets de marché et de contrat, à partir d’une somme votée en assemblée générale
• En vue de la désignation d’un syndic professionnel, après la mise en concurrence de plusieurs projets
• En cas de travaux urgents*
• Si la copropriété rencontre des difficultés financières sérieuses**.

Rôle n° 3 du conseil syndical : une assistance au syndic

Selon ses disponibilités et ses compétences internes, le conseil syndical assiste le syndic sur différentes missions, telles que l’élaboration du budget prévisionnel, l’entretien des parties communes, la réalisation des travaux, ou encore la désignation des entreprises.

Les délégations peuvent être formalisées de 2 manières :

• Par le règlement de copropriété
• Par l’assemblée générale, si le conseil syndical est composé d’au moins 3 membres.

Lorsqu’une question exige un haut niveau de connaissances techniques, les conseillers bénévoles peuvent solliciter les services d’un expert indépendant. Pour mener à bien les missions dont ils sont investis, un budget est voté par l’assemblée générale.

Le conseil syndical : un espace de démocratie en danger

Ainsi, le rôle du conseil syndical consiste principalement à :

• Représenter, fédérer et relayer les voix des copropriétaires
• Informer
• Offrir un droit de regard sur la gestion du syndic
• Assurer un contre-pouvoir face aux différents interlocuteurs (syndic, administrations, entreprises, etc.)

Ces fonctions illustrent parfaitement la volonté du législateur de favoriser l’expression et l’implication des occupants. C’est exactement la même logique de démocratie participative qui se développe en France depuis 40 ans.

Un mouvement initié par l’État, afin d’atténuer la fracture sociale, réguler les rapports de force et protéger les droits de chaque citoyen. Exemple : la création des conseils de quartier à partir de 1978 destinée à encourager les habitants à participer à la vie de la cité.

Mais le rappel de ces 3 missions historiques démontre aussi à quel point, le rôle du conseil syndical est vaste et technique : finances, appels d’offres, marchés, contrats, travaux, etc.

Autant de champs professionnels sur lesquels les bénévoles sont censés exprimer des avis argumentés qui engagent des montants parfois considérables.

Bien, si on résume : manque de volontaires, technicité, responsabilité ... Pas étonnant que les copropriétaires ne se bousculent pas pour endosser le rôle de conseiller syndical. Or, pas de bénévole, pas de conseil et adieu la démocratie participative. Il est donc urgent de trouver des solutions susceptibles d’enrayer la désaffection.

Depuis qu’elle est en vogue, la démocratie de proximité a pu être étudiée sous toutes ses coutures : il s’avère qu’il existe certains préalables pour la stimuler.

L’importance de la circulation de l’information dans la copropriété

Pour rendre le rôle du conseil syndical plus attrayant, quelques leviers indispensables doivent être activés.

• L’accès à l’information
• La compréhension de ces mêmes infos
• La communication.

En effet, comment prendre part à un vote, comment s’impliquer dans la défense d’une cause sans en maîtriser les tenants et les aboutissants et sans échanges réguliers entre les acteurs ? Pour les copropriétaires, c’est pareil.

Dès lors, le rôle du conseil syndical est de tout mettre en œuvre, faciliter la communication et le partage des informations afin de créer une dynamique collective et de donner envie de s’impliquer.

L’assemblée générale : un pilier de la démocratie ?

Dans son cycle ordinaire, l’assemblée générale réunit une fois par an tous les acteurs de la copropriété.

C’est le moment de l’année où le syndic rend compte de sa gestion, tandis que le conseil syndical présente le bilan des missions dont il a été investi.

En théorie, l’assemblée générale représente la pierre angulaire de la démocratie participative puisqu'elle doit permettre aux copropriétaires :

• D’accéder à toutes les informations
• D’interpeller directement l’instance de gestion
• De voter ses représentants
• De prendre part aux décisions et orientations importantes de la copropriété
• D’approuver ou de réfuter la présentation des comptes et du budget prévisionnel
• Etc.

Dans les faits, c’est plus compliqué que ça. Il y a au moins 4 risques pour que l’assemblée générale ne remplisse pas sa mission informative et participative :

1. Le nombre de participants, s’il est trop faible, n’est pas forcément représentatif de la majorité. Certaines décisions peuvent même être bloquées malgré la loi ALUR qui définit les règles de vote.
2. Les principaux concernés sont noyés sous un flot d'informations plus ou moins compréhensibles.
3. La présentation des bilans et des projets n’est pas toujours exposée avec la pédagogie nécessaire.
4. Certaines personnes peuvent hésiter à prendre la parole en public.

En somme, l’assemblée générale ne peut être, à elle seule, le levier de participation attendu. Il faut donc chercher d’autres solutions ailleurs.

Les nouveaux outils collaboratifs : une solution pour le conseil syndical ?

Le constat d’échec que nous venons d’évoquer, semble avoir donné des idées à certains : de nouveaux outils collaboratifs ont été spécialement élaborés pour faciliter la communication et la circulation régulière de l’information au sein d’une copropriété.

Ils sont de plus en plus simples d’accès et performants. À ce titre, ils méritent notre attention avant de terminer cet article.

En quoi ça consiste ?

Ce genre de produit se présente généralement sous la forme d’une application ou d’un site Internet. Lorsque le syndic ou le conseil syndical en est adhérent, les habitants concernés peuvent s’y connecter directement depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Les meilleurs logiciels offrent de nombreuses possibilités paramétrables en fonction des statuts (copropriétaire, locataire, président ou membre du conseil syndical, syndic, etc.).

Prenons l’exemple de l’interface collaborative de domino.immo, qui présente l’avantage d’avoir été mise au point par un président de conseil syndical.

Quels sont les services proposés concrètement par ce genre de solution ?

• Diffuser régulièrement l’actualité et les informations de la copropriété
• Signaler immédiatement un problème ou faire une demande
• Afficher le traitement des tickets en cours (clôturé, transmis, répondu, etc.)
• Repérer et suivre les lieux et les équipements qui présentent des problèmes récurrents et/ou non résolus ;
• Participer à des votes ou les créer, selon le statut
• Transmettre des documents complémentaires
• Gérer son profil pour être mieux repéré par les autres résidents
• Etc.

Ce rapide aperçu du logiciel participatif de domino.immo, vous laisse entrevoir l'énorme potentiel de ce genre de solution. L’information circule en temps réel et devient accessible à tous les adhérents en quelques clics. Le lien social et la communication au sein de la copropriété sont d’autant facilités.

Est-ce que ça suffira pour motiver les propriétaires à prendre un rôle au sein du conseil syndical ? Le meilleur moyen de répondre à cette question est encore de l’essayer.